Eine spannende Entwicklung im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung ist die zunehmende Ausbreitung von Master Vendor-Modellen.

Zunächst schreckt der wenig eingängige Name des Modells und die rechtliche Komplexität dahinter ab. Unternehmen, die in größerem Umfang Leiharbeitnehmer bei sich einsetzen und hierbei mit unterschiedlichen Personaldienstleistern gleichzeitig zusammenarbeiten, sollten dennoch prüfen, ob die Implementierung dieses Modells für sie Sinn machen kann. Zusehends bildet sich das Modell nämlich als best practice heraus. Für den Erfolg des Modells gibt es handfeste Gründe: Es kann die praktische Zusammenarbeit mit mehreren Personaldienstleistern spürbar vereinfachen.

1. Ein häufiges Problem in der Praxis: Leiharbeitnehmereinsatz ohne Konzept

In der Praxis ist immer wieder zu beobachten: Viele Unternehmen setzen Leiharbeitnehmer ohne optimiertes Gesamtkonzept ein. Oft wird es innerhalb der Unternehmen als suboptimal empfunden, überhaupt auf Leiharbeitskräfte angewiesen zu sein, und man will diese Einsätze eigentlich nur als vorübergehende Ausnahmelösung, grundsätzlich aber nicht. Oft bleibt der Anteil der Leiharbeitnehmer dann trotz dieses „frommen Wunsches“ dauerhaft hoch, ohne dass der Grundansatz hinterfragt wird. Man „macht einfach weiter“. Werden Leiharbeitnehmer in einer solchen Situation jedes Mal anlassbezogen und ohne Gesamtkonzept abgerufen, folgen typischerweise folgende Entwicklungen:

• Mitarbeiter aus Einkauf oder Personalabteilung verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, unterschiedliche Personaldienstleister abzutelefonieren und anzufragen, ob und wann diese geeignetes Personal zur Verfügung stellen können.
• Zwingend vor (!) jedem Einsatz müssen textförmliche Verträge geschlossen werden, welche die entsprechenden, gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten und insbesondere die überlassenen Leiharbeitnehmer individuell benennen (§ 1 Abs. 1 Satz 5, 6 i.V.m. § 12 Abs. 1 AÃœG). Jeder Personaldienstleister kommt mit eigenen, umfangreichen Musterformularen auf den Kunden zu, um diese Anforderungen umzusetzen. Auf Kundenseite hat oft niemand die Zeit, diese sämtlich zu prüfen und deren rechtlichen Hintergrund zu verstehen, allein deren Abstimmung und Unterzeichnung ist schon Aufwand genug. Nicht selten wird der angebliche Zeitpunkt der Unterzeichnung solcher Verträge wahrheitswidrig „rückdatiert“, um bei Bedarf die Aufsichtsbehörden darüber zu täuschen, dass diese zu spät, nämlich erst nach Einsatzbeginn unterzeichnet wurden und dadurch eine Ordnungswidrigkeit begangen wurde (vgl. § 16 Abs. 1 Nr. 1c, 1d AÃœG).
• Danach gelten für jeden Personaldienstleister abweichende vertragliche Parallelregelungen und auf Kundenseite überblickt niemand, für welchen Leiharbeitnehmer nun welches Vertragsregime zu beachten ist, z.B. wenn man diesen abmelden oder übernehmen und fest anstellen will.
• Der Einkauf versteht die Preisgestaltung der Personaldienstleister nicht. Ãœblicherweise gestalten die Personaldienstleister ihre Preise komplex abhängig von ihren eigenen Lohn- und Lohnnebenkosten zuzüglich ihres Deckungsbeitrags. Die Lohnkosten werden wiederum durch das komplexe GVP/DGB-Tarifwerk, Equal-Pay-Grundsätze und branchenabhängige Sonderregeln definiert und sind für den Einkauf meistens völlig unverständlich. Optimierungsspielräume können nicht genutzt werden.
• Die Seriosität der Personaldienstleister wird nicht hinterfragt und z.T. nicht näher geprüft, ob diese überhaupt eine Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis besitzen, auf Dauer liquide sein werden und ihre Mitarbeiter bezahlen. Gleichzeitig wird nicht in eine fruchtbare Geschäftsbeziehung zu den Personaldienstleistern investiert, sondern in Kauf genommen, dass diese ihre schlechtesten Mitarbeiter schicken, die sie bei keinem anderen ihrer „besseren Kunden“ sonst unterbringen wollen.

2. Was ist das Master Vendor-Modell?

Das Master-Vendor-Modell ist auf Unternehmen zugeschnitten, die in größerem Umfang Leiharbeitnehmer von unterschiedlichen Personaldienstleistern anfragen und ihre Prozesse sinnvoll strukturieren wollen. Hierbei delegiert der Kunde die gesamte Steuerung der Leiharbeitseinsätze an einen externen Dienstleister, den sog. Master Vendor. Der Master Vendor ist nahezu immer ein großes und renommiertes Unternehmen aus der Personaldienstleisterbranche, welches selbst Leiharbeitnehmer an den Kunden überlässt.

Warum kann die Einschaltung eines externen Dienstleisters Sinn ergeben und verursacht nicht bloß zusätzliche Kosten und Abstimmungsaufwand?

• Das Erste, was der Master Vendor veranlasst, ist die Digitalisierung aller Schlüsselprozesse. Alle Personaldienstleister, die künftig Leiharbeitnehmer an den Kunden überlassen wollen, müssen sich von nun an über Accounts in der einheitlichen Software-Oberfläche eines Vendor-Management-Systems (VMS) anmelden und dort die Einzelheiten abstimmen, von der Bedarfsmeldung des Kunden, zu ihren jeweiligen Angeboten bis hin zum Vertragsschluss. Der telefonische Abstimmungsaufwand wird dadurch maßgeblich reduziert und es entsteht ein einheitlicher und digitaler Leiharbeitnehmer-Pool.
• Das finden die anderen Personaldienstleister auch grundsätzlich gut, weil dies auch für ihre Personaldisponenten erheblichen Abstimmungsaufwand vermeidet. Da meistens etablierte Branchensoftware-Lösungen (meist compleet) zur Anwendung kommen, kennen sie die Software ohnehin.
• Alle Vertragsbedingungen werden auf Basis einheitlicher und ausgewogener Rahmenverträge vereinheitlicht, so dass diese für alle Seiten verständlich und akzeptabel sind. Oft ist auch eine Vereinheitlichung der Preisgestaltung möglich, zumindest erhält der Kunde schnell konkurrierende Angebote.
• Alle Personaldienstleister verhandeln nun (neben dem eigentlichen Kunden) maßgeblich mit einem etablierten und anerkannten Unternehmen ihrer Branche, das ihre Geschäftstätigkeit und Kalkulationen versteht und mit dem sie in aller Regel auch dauerhaft eine gute Beziehung aufrechterhalten wollen, z.B. weil dieser als Master Vendor bei weiteren ihrer Kunden fungiert.
• Ãœber das VMS erhält der Kunde jederzeit einen datengestützten Gesamtüberblick über alle Leiharbeitnehmereinsätze und entsprechende Reportings, die er für andere Zwecke – z.B. Controlling oder eine transparente Information der Betriebsräte – nutzen kann.
• Der Prozess für die Einarbeitung der Leiharbeitnehmer aller Personaldienstleister kann vereinheitlicht werden, z.B. durch einen sog. On-Site-Manager des Master Vendors.
• Vergütet wird der Master-Vendor üblicherweise mit einer Service-Fee, welche die anderen Personaldienstleister auf Basis der Umsätze, die sie innerhalb des Modells generieren, an ihn zahlen. Dies vermeidet gleichzeitig, dass der Master-Vendor die anderen Personaldienstleister benachteiligt, um sein eigenes Personal zu privilegieren.

3. Wie funktionieren Master Vendor-Modelle rechtlich?

Rechtlich gesehen ist die Logik von Master Vendor-Verträgen auf den ersten Blick schwer verständlich, da diese vier Personen-Vertragsbeziehungen (Kunde – Master Vendor – Personaldienstleister – Leiharbeitnehmer) im Rahmen der komplexen regulatorischen Anforderungen des AÜG dauerhaft rechtskonform steuern sollen. Insbesondere gilt das Verbot der Kettenüberlassung (§ 1 Abs. 1 S. 3 AÜG), weshalb der Master Vendor im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen nicht als zwischengeschalteter Generalunternehmer auftreten darf, sondern stets Direktvertragsschlüsse zwischen Kunde und Personaldienstleister wie ein Makler vermitteln muss. Werden die Verträge richtig gestaltet, wirkt sich diese rechtliche Komplexität aber in den praktischen Prozessen nicht übermäßig aus.