Dienstwagen ohne Privatnutzungserlaubnis - Handlungsoptionen des Arbeitgebers bei unberechtigter Privatnutzung (Anton-Dyck/Böhm, ArbRB 2024, 87)

Wird ein Dienstwagen ausschließlich als Arbeitsmittel ohne das Recht zur privaten (Mit-)Benutzung überlassen, stellt sich bei unerlaubter Privatnutzung die Frage nach den rechtlichen Folgen. Der Beitrag zeigt auf, wie ein Privatnutzungsverbot ausgestaltet sein sollte, wie es überwacht werden kann und mit welchen Konsequenzen bei unerlaubter Privatnutzung eines Dienstwagens zu rechnen ist.

I. Ausgangssituation
II. Bestehen eines Privatnutzungsverbots
1. Ausdrückliches Privatnutzungsverbot
2. Konkludentes Privatnutzungsverbot
III. Überwachung des Privatnutzungsverbots
1. Führen eines Fahrtenbuchs
2. Regelmäßige Bestätigung der ausschließlich geschäftlichen Nutzung
3. Vorgaben zu Beginn und Ende der Geschäftsreise am Dienstsitz
IV. Konsequenzen bei unberechtigter Privatnutzung
1. Arbeitsrechtliche Konsequenzen
a) Widerruf der Dienstwagen-Überlassung
b) Abmahnung und Kündigung
aa) Arbeitsvertragliche Nebenpflichtverletzung und Strafrechtsrelevanz
bb) Vorliegen eines Kündigungsgrundes
cc) Entbehrlichkeit einer Abmahnung im Einzelfall
c) Schadensersatz
aa) Schaden
bb) Schadensermittlung
2. Steuerrechtliche Konsequenzen
V. Fazit


I. Ausgangssituation
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Dienstwagen als reines Arbeitsmittel zu überlassen, also Arbeitnehmern nicht gleichzeitig die private Nutzung des überlassenen Fahrzeugs zu ermöglichen.

Neben dem Effekt der möglichen Einsparung von Reisekosten sowie der Optimierung von Arbeitszeiten bei Außendienstmitarbeitern ist der Vorteil dieser Variante vor allem steuerrechtlicher Natur: Arbeitgeber können die Dienstwagenkosten vollständig steuerrechtlich absetzen, weil sie das Fahrzeug im „notwendigen Betriebsvermögen“ i.S.d. Einkommensteuer-Richtlinie R 4.2 zu § 4 EStG
halten. Arbeitnehmer müssen in dieser Ausgestaltung nicht den geldwerten Vorteil für einen Privatnutzungsanteil versteuern.

II. Bestehen eines Privatnutzungsverbots
Die Rahmenbedingungen der Überlassung eines Dienstwagens sollten nachweislich geregelt werden. Hierzu gehören die Festlegung der Nutzungserlaubnis und des Nutzungsumfangs.

Beraterhinweis
Gemäß § 619a BGB trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass ein Arbeitnehmer vorwerfbar seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag (hier: Überschreitung der Nutzungserlaubnis des Fahrzeugs) verletzt hat und nach § 280 Abs. 1, §§ 249 ff. BGB dem Arbeitgeber zum Schadensersatz verpflichtet ist.

Eine entsprechende Vereinbarung liegt auch im Arbeitnehmerinteresse. Nach der Rechtsprechung des BFH sind Arbeitnehmer regelmäßig nur bei Bestehen eines Privatnutzungsverbots von der Versteuerung eines geldwerten Vorteils befreit.

1. Ausdrückliches Privatnutzungsverbot
Ein ausdrückliches Privatnutzungsverbot bietet sich zur Erleichterung der Beweisführung entweder in schriftlicher Form oder jedenfalls in Textform an.

Denkbar ist eine Aufnahme im Arbeitsvertrag selbst, insb. wenn im Unternehmen eine Dienstwagen-Ordnung besteht, welche die Überlassungsmodalitäten im Einzelnen regelt. Zusätzlich konkretisierend oder alternativ ist der Abschluss einer separaten Dienstwagen-Überlassungsvereinbarung möglich.

Musterformulierung
Die Überlassung des Dienstwagens erfolgt ausschließlich zu geschäftlichen Zwecken. Eine Privatnutzung (einschließlich Wege zwischen Wohnort und Arbeitsstätte) ist nicht gestattet.

2. Konkludentes Privatnutzungsverbot
Nutzt ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen, ohne dass sein Arbeitsvertrag oder eine separate Dienstwagen-Überlassungsvereinbarung eine Aussage zum Nutzungsumfang treffen, und gibt es auch keine mündlichen Absprachen, besteht ein konkludentes ...