Der Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte - Welche Voraussetzungen gelten für analoge und digitale Personalakten und gibt es auch einen Anspruch auf Löschung rechtmäßiger Abmahnungen? (Kleinebrink, ArbRB 2024, 50)

Abmahnungen gefährden den Bestand eines Arbeitsverhältnisses. Betroffene Arbeitnehmer müssen bei einer weiteren Pflichtverletzung mit einer Kündigung rechnen. Es kann deshalb in ihrem Interesse sein, eine frühzeitige Entfernung der Abmahnung aus ihrer Personalakte zu erreichen. Der Beitrag zeigt auf, wann ein Anspruch auf Entfernung besteht, worauf es dabei ankommt und welche Besonderheiten bei digitalen Personalakten zu beachten sind.

I. Einleitung
II. Papier-Personalakte: Entfernung im bestehenden Arbeitsverhältnis
1. Rechtswidrige Abmahnung
a) Rechtsgrundlagen
b) Rechtswidrigkeit
c) Beispiele für rechtswidrige Abmahnungen
d) Begriff des Entfernens
2. Teilweise rechtswidrige Abmahnung
3. Obliegenheit zur Geltendmachung der Rechtswidrigkeit?
4. Rechtmäßige Abmahnung
a) Warnfunktion
b) Bedeutung im Rahmen einer Interessenabwägung
III. Papier-Personalakte: Entfernung nach Ende des Arbeitsverhältnisses
1. Grundsatz
2. Datenschutzrechtlicher Anspruch?
IV. Digitale Personalakte: Entfernung im bestehenden Arbeitsverhältnis
1. Rechtswidrige Abmahnung
2. Rechtmäßige Abmahnung
V. Digitale Personalakte: Entfernung nach Ende des Arbeitsverhältnisses
VI. Zusammenfassung


I. Einleitung
Personalakten werden nicht mehr nur in Papierform, sondern oft auch als digitale Akte geführt. Dies erfordert eine getrennte rechtliche Betrachtung. Außerdem ist zwischen rechtswidrigen und rechtmäßigen Abmahnungen zu unterscheiden, da die Voraussetzungen für einen Entfernungsanspruch unterschiedlich sind.

II. Papier-Personalakte: Entfernung im bestehenden Arbeitsverhältnis

1. Rechtswidrige Abmahnung
In der Praxis berufen sich Arbeitnehmer im Streitfall vorrangig darauf, ihnen stehe ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte zu, da die Abmahnung rechtswidrig sei.

a) Rechtsgrundlagen
Die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte können Arbeitnehmer während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB verlangen.

Fraglich ist, ob unter der Geltung der DSGVO und des BDSG neben dem Entfernungsanspruch auch ein Anspruch auf Löschung der unrechtmäßigen Abmahnung besteht. Nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. d DSGVO hat eine betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn u.a. die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden. Unter den Begriff der „Verarbeitung“ fällt nach Art. 4 Nr. 2 DSGVO u.a. auch das Speichern personenbezogener Daten und damit die Aufnahme einer Abmahnung in eine Personalakte.

Das BAG geht in diesem Zusammenhang von zwei unterschiedlichen Streitgegenständen aus. Da bisher kein Verfahren zum BAG gelangt ist, in dem ein Arbeitnehmer im bestehenden Arbeitsverhältnis neben dem Entfernungsanspruch einen eigenständigen Löschungsanspruch aus der DSGVO geltend gemacht hat, musste es diese Frage bislang nicht entscheiden.

Beraterhinweis
Darüber hinaus wäre es kaum sinnvoll, einen solchen Anspruch neben dem Entfernungsanspruch zu verfolgen. Art. 17 Abs. 1 Buchst. d DSGVO räumt dem Arbeitnehmer im bestehenden Arbeitsverhältnis nicht mehr Rechte ein als der Entfernungsanspruch gemäß dem BGB.

b) Rechtswidrigkeit
Rechtswidrig ist eine Abmahnung, wenn sie inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt.

c) Beispiele für rechtswidrige Abmahnungen
Inhaltlich unbestimmt ist die Abmahnung z.B., wenn sie nur pauschale Vorwürfe enthält oder der Arbeitgeber sie lediglich auf Werturteile und nicht auf Tatsachen stützt, aus denen sich eine Pflichtverletzung ergibt.

Unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält eine Abmahnung z.B., wenn der Arbeitnehmer die ihm vorgeworfene Pflichtverletzung nicht begangen hat oder wenn es ...


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