Schreiben, E-Mail oder Telefax im Arbeitsverhältnis - Wann ist welche Form wichtig, wann gehen die Erklärungen zu und wie lässt sich der Zugang beweisen? (Windeln/de Kruijff, ArbRB 2023, 118)

Der nachfolgende Beitrag stellt zunächst dar, dass einige Erklärungen im Arbeitsverhältnis bestimmten Formerfordernissen unterliegen. Sodann wird untersucht, wann ausgewählte Erklärungen zugehen und wie sich dies im Streitfall beweisen lässt.

I. Form der Erklärung
1. Schriftform
2. Textform
3. Dokumentation nicht formbedürftiger Erklärungen
II. Zugang der Erklärung
1. Schreiben
a) Übermittlung per Standardbrief
b) Übermittlung per Einschreiben und Rückschein
c) Übermittlung per Einwurf-Einschreiben
d) Übermittlung per Gerichtsvollzieher
e) Zustellung per Boten
2. E-Mail
3. Telefax
III. Fazit


I. Form der Erklärung
Die wohl häufigste Form für Erklärungen in der täglichen Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern ist das mündlich gesprochene Wort. Für einige, in der Regel besonders wichtige Erklärungen schreibt der Gesetzgeber jedoch eine strengere Form vor.

1. Schriftform
Ist durch Gesetz die schriftliche Form vorgeschrieben, so muss das Schreiben gem. § 126 Abs. 1 BGB vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. In dieser Form muss das Schreiben dann bei empfangsbedürftigen Erklärungen dem Empfänger zugehen.

Beraterhinweis
Ist die Schriftform angeordnet, so reicht es nicht, das Dokument zwar eigenhändig zu unterzeichnen, dem Empfänger aber nur eine Kopie des Schreibens zukommen zu lassen. Auch bei einer Übermittlung per Telefax oder eingescannt als PDF per E-Mail geht dem Empfänger nicht das Original zu, die Schriftform wird also nicht gewahrt.

Sofern das Gesetz dies nicht explizit ausschließt, kann die Schriftform gem. § 126 Abs. 3 BGB zwar durch die elektronische Form i.S.v. § 126a BGB ersetzt werden. Wegen der hohen Kosten und technischen Anforderungen für die erforderliche qualifizierte elektronische Signatur hat diese Form für Erklärungen im Arbeitsverhältnis bislang aber keine praktische Relevanz.

Schriftform ordnet das Gesetz u.a. für folgende einseitige und empfangsbedürftige Erklärungen an:

• Kündigungen gem. § 623 BGB,
• Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen gem. § 2 Abs. 1 NachwG,
• Elternzeitverlangen gem. § 16 Abs. 1 BEEG und Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit gem. § 15 Abs. 7 BEEG,
• Ablehnung eines Antrags auf Teilzeit während der Elternzeit gem. § 15 Abs. 7 BEEG,
• Verzicht auf ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot gem. § 75a HGB,
• Erteilung eines Arbeitszeugnisses gem. § 109 GewO.

2. Textform
Schreibt das Gesetz für eine Erklärung die Textform vor, so muss gem. § 126b BGB eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Erklärungen per E-Mail oder Telefax genügen der Textform, sofern...


Selbststudium nach § 15 FAO mit dem ArbRB: Zu diesem Beitrag finden Sie unter www.otto-schmidt.de/15fao bis zum 31.12.2023 eine Lernerfolgskontrolle.