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Aktuell im ArbRB

Aufbewahrungsfristen für BEM-Unterlagen in der Personalakte - Welche Fallstricke drohen? (Anton-Dyck/Böhm, ArbRB 2020, 280)

In die Personalakte dürfen (nur) die Grunddaten zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) aufgenommen werden. Die Autorinnen gehen den Fragen nach, ob es hierfür Mindest- und/oder Maximalaufbewahrungsfristen gibt, ob eine gesetzliche Regelung oder jedenfalls eine aus gesetzlichen Vorschriften oder Rechtsprechung ableitbare Aufbewahrungsfrist existiert und was i.Ü. zu beachten.

I. Ausgangssituation

II. Nichtexistenz einer gesetzlichen Regelung

III. Existenz einer aus gesetzlichen Vorschriften oder Rechtsprechung ableitbaren Aufbewahrungsfrist?

1. Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

2. Meinungsspektrum in der arbeitsrechtlichen Literatur

a) Auslegung von § 167 Abs. 2 SGB IX

b) Analogie zur Heilungsbewährung bei Tumorerkrankungen

c) Variable Aufbewahrungsfrist

3. Relevanz der Verjährungsregelungen

a) Denkbare Ansprüche im Zusammenhang mit BEM

b) Ableitbare Mindestaufbewahrungsfrist

c) Keine ableitbare dreijährige Maximalaufbewahrungsfrist

4. Erfordernisse im Zusammenhang mit einem krankheitsbedingten Kündigungsrechtsstreit

a) Darlegungs- und Beweislast des Arbeitgebers hinsichtlich einer negativen Gesundheitsprognose

aa) Zwei- bzw. dreijähriger Betrachtungszeitraum nur der Regelfall

bb) Notwendigkeit der Betrachtung länger zurückliegender Krankheitszeiten im Einzelfall

b) Erfordernisse im Zusammenhang mit der Interessenabwägung

5. Dauer der aus Kündigungsschutzverfahrenserfordernissen ableitbaren Maximalaufbewahrungsfrist

IV. Fazit


I. Ausgangssituation

Im Zusammenhang mit dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) fallen folgende Grunddaten an, die in die Personalakte aufzunehmen sind:

  • das BEM-Einladungsschreiben,
  • die Reaktion des Mitarbeiters auf die BEM-Einladung einschließlich datenschutzrelevanter Erklärungen,
  • die Dokumentation des Erst- und ggf. weiterer Folgegespräche,
  • der Inhalt konkreter Maßnahmen, die zur Überwindung bzw. Vorbeugung von Arbeitsunfähigkeit angeboten und umgesetzt worden sind sowie
  • ein Abschlussdokumentationsbogen.

Beraterhinweis
Keinesfalls dürfen Unterlagen zu ärztlichen Diagnosen oder mit sonstigen medizinischen Daten Bestandteil der Personalakte sein. Diese sind vielmehr abgesondert in einer separat zu führenden BEM-Akte aufzubewahren. Letztere sollte im betriebsärztlichen Bereich gelagert werden, zu dem nur Personen Zugang haben, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.

II. Nichtexistenz einer gesetzlichen Regelung
Für Personalaktenunterlagen zum BEM existiert bis dato keine gesetzliche Vorschrift hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen. Insbesondere § 167 Abs. 2 SGB IX, der die Pflicht zur Durchführung eines BEM regelt, trifft ausdrücklich keinerlei dahingehende Aussagen.

Die für Arbeitsverhältnisse einschlägigen Vorschriften des Zivil-, Arbeits-, Handels-, Steuer- und Sozialversicherungsrechts sehen Aufbewahrungspflichten bzw. Aufbewahrungsrechte im Umfang zwischen zwei Monaten (§ 15 Abs. 4 AGG) und 30 Jahren (Verjährungshöchstfrist für bestimmte Schadensersatzansprüche nach § 199 Abs. 3 BGB, Verjährungsfrist für Stammrecht aus der betrieblichen Altersversorgung nach § 18a Satz 1 BetrAVG) vor.

III. Existenz einer aus gesetzlichen Vorschriften oder Rechtsprechung ableitbaren Aufbewahrungsfrist?
1. Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Art. 17 DSGVO sieht vor, dass Daten zu löschen sind, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung).

Dies könnte bereits mit Abschluss des BEM-Verfahrens der Fall sein. Allerdings sind ebenso Nachweis- bzw. Revisionszeiträume zu berücksichtigen. Zur Aufgabenerfüllung gehört schließlich auch die Archivierung von Eckdaten zum BEM, um eine Revisionsfähigkeit zu gewährleisten und ggf. ...
 


Verlag Dr. Otto Schmidt vom 29.09.2020 18:06
Quelle: Verlag Dr. Otto Schmidt

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